Справку о доходах для работников оформляйте по‑новому
Если сотрудник попросил справку о доходах, придется по-новому распределить доходы между календарными месяцами и объяснить работнику, почему суммы так скачут. О том, как правильно заполнить справку, объясняем и показываем в статье.
Кому выдать справку о доходах
За справкой о доходах и суммах налога может обратиться человек, который получил доходы от вашей компании по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе по закрытым договорам (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК). Прежде чем выдавать справку, возьмите с сотрудника или подрядчика заявление. Форма произвольная.
Основание
Справку о доходах вправе запросить действующий и бывший сотрудники, подрядчик-физлицо
Что нового в справке о доходах
Действующий бланк справки о доходах и суммах налога физлица найдете в приложении 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. Оформляйте справку по тем же правилам, как делаете это, когда составляете годовой отчет 6-НДФЛ. Далее расскажем, что в справке понадобится заполнять не так, как вы привыкли.
Дата получения дохода. При заполнении справки учитывайте, что доходы, выплаченные с 1 по 31 января 2023 года, — это доходы января, с 1 по 28 февраля 2023 года — доходы февраля и т. д. Ведь с 2023 года дата получения дохода — всегда день его выплаты независимо от месяца, за который он начислен (п. 1 ст. 223 НК). Поэтому аванс теперь тоже считается доходом.
Допустим, работник обратился за справкой в первых числах июня. Раньше в его справке по строке «май» бухгалтер показал бы всю зарплату, начисленную за май, то есть в полной сумме. Теперь же в эту строку попадут доходы, выплаченные в мае, — часть зарплаты за апрель и аванс за май. В январскую строку может попасть и прошлогодний доход, если зарплату за вторую половину декабря работник получил в январе. Не исключено, что сотрудник, изучив справку, будет задавать вопросы касательно доходов, которые вы там отразили. Объясните, что суммы могут показаться ему незнакомыми из-за новых правил по НДФЛ, которые вступили в силу с 1 января 2023 года.
Сведения о зарплате за первую половину месяца. Если компания выдает процентный аванс, суммы в справке от месяца к месяцу будут примерно равны. И не важно, что в одной строке вы покажете и аванс, который относится к одному месяцу, и зарплату за вторую половину другого.
Если же компания с 1 января 2023 года перешла на расчетный способ выплаты аванса, суммы по строкам разных месяцев в справке будут «плясать». Объясните работнику, что так происходит из-за расчетного способа подсчета аванса, который зависит от числа отработанных дней в первой половине календарного месяца. А это число из месяца в месяц непостоянно.
Как заполнить справку о доходах и суммах налога внутри года
Оформление справки внутри года ничем не отличается от оформления годовой справки. Есть один лишь нюанс: в справку надо включить выплаты с 1 января по текущую дату, на которую оформляете документ.
Если нарушите сроки выдачи справки, трудинспекторы вправе потребовать штраф — 50 000 руб.
Пример. Какие цифры показать в справке, которую бухгалтер заполняет в середине года
Предположим, зарплата работника составляет 35 000 руб. в месяц. Компания платит аванс 20-го, а зарплату — 5-го числа месяца. Зарплату за декабрь 2022 года она выдала в декабре. Справку о доходах бухгалтер составляет по доходам и НДФЛ с 1 января по 9 июня. Доходы работника за этот период нужно отразить в справке так, как показано в таблице ниже, в зависимости от способа расчета аванса. При расчетном способе в январе сотрудник получил 10 294,12 руб., при процентном способе эта сумма составила бы 14 000 руб.
К моменту оформления справки НДФЛ при выдаче зарплаты за вторую половину мая удержали. Произошло это 5 июня.
Суммы исчисленного и удержанного налога должны быть равны. А вот перечисленный налог может отличаться. Ведь уплата налога, удержанного с 23 мая по 22 июня, состоится только 28 июня 2023 года, поэтому между показателями будет разница.
По какой форме и в каком виде выдавать сотруднику справку
Если работник или подрядчик запросил у компании данные о своих доходах и НДФЛ за предыдущие годы, выдайте справки по формам, которые действовали в те периоды. Возможно, это будет даже отмененная 2-НДФЛ.
Закон не устанавливает и не ограничивает перечень способов выдачи справок. Работодатель вправе самостоятельно определить, каким образом выдавать эти документы — на бумаге или в электронном виде (письма ФНС от 16.11.2020 № БС-4-11/18719, от 02.09.2020 № БС-4-11/14113). Поэтому можно выдать бумажную справку лично сотруднику под подпись или направить ее по почте ценным письмом с описью вложения. Электронную — передать тем способом, которым вы обычно обмениваетесь с работниками электронными документами. Разным сотрудникам можно выдавать справки в разной форме. Закон этого не запрещает.
Заранее обговорите с сотрудником или подрядчиком, какая именно справка ему от вас нужна — бумажная или электронная, чтобы потом ее не переделывать. А еще лучше — попросите сразу закрепить нужный формат документа в заявлении о получении справки, как показано в образце 1.
Подписывают справку о доходах и суммах НДФЛ всегда директор компании, главбух или бухгалтер-расчетчик. Справку, которую составили в электронном виде, завизируйте электронной подписью. Какое согласие взять с сотрудника, если он не против обмениваться документами через систему ЭДО.
Когда выдавать справку о доходах и НДФЛ
Сроки выдачи справки о доходах и суммах НДФЛ для действующих и бывших работников, а также подрядчиков-физлиц, которые получили от вашей компании доход, различаются.
Работнику, в том числе бывшему, выдайте справку в течение трех рабочих дней со дня, когда получили заявление (ч. 1 ст. 62 ТК).
Работнику, который увольняется, справку выдавайте в его последний рабочий день (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК). А подрядчику-физлицу документ выдайте в течение 10 рабочих дней с даты получения заявления. Но срок можно продлить еще на пять рабочих дней, если направите физлицу уведомление с причинами продления срока (п. 1 ст. 230 НК, п. 1 и 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).